+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Исходящие документы образец

Исходящие документы образец

Активировать демодоступ. Узнайте, как отличить исходящие документы от входящих и внутренних, в каком порядке осуществляется регистрация исходящих документов в году, с помощью каких реквизитов обозначаются исходящие документы организации в регистрационной форме, какие этапы включает обработка исходящих документов, а также в каких случаях уместно вести журнал исходящих документов. Весь документооборот организации можно разделить на три основных потока: исходящий, входящий и внутренний. Входящими называют документы, поступающие извне, внутренними — разработанные для внутреннего использования и не покидающие пределы организации. Документооборот исходящих документов предполагает их отправку за пределы учреждения. Перед отправкой все исходящие документы проходят обработку в соответствии с принятым в организации порядком.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Регистрация исходящих документов

Активировать демодоступ. Узнайте, как отличить исходящие документы от входящих и внутренних, в каком порядке осуществляется регистрация исходящих документов в году, с помощью каких реквизитов обозначаются исходящие документы организации в регистрационной форме, какие этапы включает обработка исходящих документов, а также в каких случаях уместно вести журнал исходящих документов.

Весь документооборот организации можно разделить на три основных потока: исходящий, входящий и внутренний. Входящими называют документы, поступающие извне, внутренними — разработанные для внутреннего использования и не покидающие пределы организации. Документооборот исходящих документов предполагает их отправку за пределы учреждения.

Перед отправкой все исходящие документы проходят обработку в соответствии с принятым в организации порядком. Стандартная обработка исходящих документов в году проходит в несколько этапов:. Подготовкой документа занимается исполнитель, который в дальнейшем передает готовый проект на согласование. Если проект соответствует всем требованиям, на нем проставляются необходимые реквизиты подпись, дата, печать, при необходимости — гриф утверждения и т.

Если должностное лицо, с которым согласовывался проект, выразило какие-либо пожелания или замечания, их в письменном виде прикладывают к проекту и возвращают на доработку. Только после окончательного утверждения документ со всеми визами передается для регистрации и отправки в канцелярию. Узнайте, какие каналы доставки корреспонденции получателям считаются самыми надежными. Дальнейшее оформление исходящих документов происходит силами делопроизводителей или секретарей. Получив напечатанный на соответствующем бланке и завизированный проект документа, делопроизводитель проверяет наличие всех необходимых реквизитов.

Убедившись, что оформление документа не противоречит установленным в организации правилам и стандартам, он регистрирует его, занося регистрационные данные в используемую канцелярским отделом форму. Основных форм регистрации существует три — журнальная, карточная и автоматизированная. Последняя считается наиболее удобной и рациональной, поскольку позволяет вести регистрацию на разных рабочих местах, моментально добавляя все регистрационные данные в общую базу, что облегчает информационно-справочную работу и существенно улучшает возможности контроля за исполнением документов.

Карточная форма предполагает создание бумажной картотеки, причем форма регистрационной карточки разрабатывается самой организацией. Также на практике может применяться журнальная система, чаще всего не для всех документов, а только для наиболее важных. Анализируем правила регистрации документов вместе с экспертом. Как выглядит регистрационный журнал исходящих документов?

Для удобства работы с бумагами организации обычно утверждают отдельную форму журнала для каждого типа регистрируемых документов, особенно если приходится иметь дело с отправкой особо важных или конфиденциальных сведений. Данные о документах вносятся в журнал в порядке их обработки и отправки, следовательно, в отличие от автоматизированных систем учета и регистрации, его не смогут заполнять одновременно двое и больше работников.

Это одна из причин, по которым применение журнальной системы регистрации целесообразно только в организациях с незначительным документооборотом. Также можно завести отдельный журнал для самых значимых документов.

Регистрация исходящих документов в году предполагает обязательное заполнение регистрационной формы бумажной или электронной. Реквизиты, которые обычно указываются в форме, содержат:. Утвержден единый формат обмена электронными сообщениями между системами управления документами. По мере необходимости в регистрационную форму добавляются и другие сведения о документе — указывается количество листов и приложений, порядок отправки, отметки об исполнении.

Рекомендуется регистрировать документы-ответы на карточках входящих документов-запросов — для оперативного поиска информации в дальнейшем. Учет исходящих документов в году ведется с использованием уникальных номеров, которые присваиваются в два этапа. Первый индекс проставляется на проекте документа исполнителем, который нумерует его в соответствии с принятой в организации номенклатурой обычно указывается номер раздела и дела, в котором будет храниться его копия в дальнейшем.

Второй индекс проставляется сотрудником канцелярии или секретарем, осуществляющим регистрацию, и представляет собой порядковый номер исходящего документа, перенесенный из регистрационной формы. Также можно классифицировать исходящую документацию по типу адресата, в роли которого может выступать частное лицо или другое учреждение.

Выделяют и разные виды исходящих документов по содержанию информационно-справочные, организационно-распорядительные или форме приказы, отчеты, запросы, договоры, докладные записки, постановления, счета и т.

Обработка документов при поступлении и отправке. Если речь идет об отправителе с большим количеством филиалов или подчиненных нижестоящих учреждений, исходящие документы организации преимущественно носят организационно-распорядительный характер с преобладанием приказов распоряжений , постановлений, инструкций.

Компании-партнеры в основном обмениваются счетами, договорами, запросами и информационными письмами, а нижестоящие организации и филиалы регулярно отправляют вышестоящим адресатам докладные записки и отчеты. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Новые правила оформления актов: образцы и примеры. Ввести код доступа О журнале.

А еще Статьи Исходящие документы. Исходящие документы. Темы: Документооборот Документационное обеспечение Входящие документы Исходящие документы. Статьи по теме Протокол общего собрания учредителей ООО: образец Сроки хранения исходящей и входящей корреспонденции Электронный документооборот: пошаговый алгоритм внедрения СЭД. Из этой статьи вы узнаете: чем исходящие документы отличаются от входящих и внутренних; как происходит регистрация исходящих документов в году; какие виды исходящих документов существуют; как осуществляется оформление и учет исходящих документов; нужно ли вести журнал исходящих документов в году.

Обработка исходящих документов Стандартная обработка исходящих документов в году проходит в несколько этапов: составление чернового проекта; согласование визирование ; регистрация; отправка. Узнайте, какие каналы доставки корреспонденции получателям считаются самыми надежными Оформление исходящих документов Дальнейшее оформление исходящих документов происходит силами делопроизводителей или секретарей.

Исходящие документы Основных форм регистрации существует три — журнальная, карточная и автоматизированная. Анализируем правила регистрации документов вместе с экспертом Журнал исходящих документов Как выглядит регистрационный журнал исходящих документов?

Регистрация исходящих документов Регистрация исходящих документов в году предполагает обязательное заполнение регистрационной формы бумажной или электронной. Реквизиты, которые обычно указываются в форме, содержат: наименование подразделения, занимавшегося подготовкой документа, и данные исполнителя; исходящий номер документа и дату его утверждения; данные адресата и краткое содержание документа, а также контрольную дату ожидаемого ответа; ссылку на входящий документ, если отправляемое сообщение является ответом на него; индекс дела, в которое подшивается копия отправленного документа.

Утвержден единый формат обмена электронными сообщениями между системами управления документами По мере необходимости в регистрационную форму добавляются и другие сведения о документе — указывается количество листов и приложений, порядок отправки, отметки об исполнении. Учет исходящих документов Учет исходящих документов в году ведется с использованием уникальных номеров, которые присваиваются в два этапа.

Обработка документов при поступлении и отправке Если речь идет об отправителе с большим количеством филиалов или подчиненных нижестоящих учреждений, исходящие документы организации преимущественно носят организационно-распорядительный характер с преобладанием приказов распоряжений , постановлений, инструкций.

Вложенные файлы Доступно только авторизованным пользователям. Доступно только подписчикам. Важное в октябре Как погасить конфликт с шефом, чтобы не разругаться окончательно 10 перечней, которые упростят вашу работу с документами Как правильно подать чай и кофе и каких ошибок важно избегать Что вы должны знать о печатях и штампах, чтобы организовать работу с ними Работодателей обяжут открывать в компании здравпункты Уничтожать персональные данные будут по новым правилам Как предвосхищать потребности руководителя и действовать на опережение.

Как правильно изъять документ из дела? Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Новости партнеров. В Москве обсудили перспективы и практики внедрения профстандартов.

Опрос недели. Как часто вы не получаете обратную связь на ваши письма? Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" Подписка со скидкой! Продукты и услуги партнеров.

Адрес электронной почты. Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных. Вопрос - ответ Отвечаем на Ваши вопросы Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?

Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос.

Новости по теме. Кадровый документооборот упростят. Этот отчет нужно сдать до 21 октября. Как уничтожить копию документа, которую включили в личное дело. Росархив изменит сроки хранения кадровых документов. В единую биометрическую систему добавят номер телефона и электронную почту.

Статьи по теме. Протокол общего собрания учредителей ООО: образец. Сроки хранения исходящей и входящей корреспонденции. Электронный документооборот: пошаговый алгоритм внедрения СЭД. Вопросы по теме. Почему дела имеют срок хранения? Нужно ли регистрировать оригинал письма под новым номером? Как перейти к технологиям интеллектуальной обработки текстов?

Как отозвать заявление на увольнение по собственному желанию? Как составить сводную номенклатуру дел для СЭД? Справочник секретаря и офис-менеджера. Получить демодоступ или сразу подписаться. Рекламодателям Обратная связь Контакты Наши партнеры. Политика обработки персональных данных. Мы в соцсетях. У меня есть пароль. Пароль отправлен на почту Ввести. Введите эл.

Журнал регистрации исходящих документов

Активировать демодоступ. Рациональная организация документооборота — гарантия эффективного участия компании во внешней экономической жизни и своевременного поступления управляющих сигналов и обмена информацией внутри предприятия. Во внешней коммуникации компании особую роль играют исходящие документы — ответы на запросы или инициативные. Документооборот в организации — это система, состоящая из внутренних, входящих поступающих извне и исходящих отправляемых документов.

Для регистрации укажите Ваш E-Mail:. Для входа на сайт укажите Ваш E-Mail:. Для восстановления пароля укажите Ваш E-Mail:.

Документационное обеспечение учреждения — не такая легкая работа, как может показаться на первый взгляд. Делопроизводство в ДОУ— образцы документов, приказы, правильно оформленные — это база любой организации. На документоведах лежит серьезная и ответственная задача по соблюдению норм и правил при составлении бумаг и работе с ними. Для успешного управления документооборотом нужно знать, на какие виды и подвиды делит делопроизводство образцы документов.

Образцы основных документов делопроизводства

Давайте рассмотрим сложившиеся правила регистрации исходящих документов. Их необходимо знать, чтобы правильно внести основные сведения в журнал регистрации исходящих документов, приказов и др. Подписанные руководителем документы регистрируют в службе делопроизводства, в небольших фирмах — секретарем. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания. Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях. Важно соблюдать следующее требование — регистрация только после подписания документа имеющим на это право лицом. Поскольку в процессе работы над документом могут попросить внести изменения или вообще его не подписать. Тогда в журнале будут значиться документы, которые юридически не существуют или пропуски номеров, либо нарушится хронология регистрации. Хотя на практике иногда приходится предварительно резервировать номер для еще не до конца оформленного документа и позже, уже после подписания вписывать данные об этом документе в журнал регистрации. Документы необходимо регистрировать отдельными массивами, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы.

Исходящие документы

Вид основного раздела журнала:. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу , так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрация документа производится после его подписания или утверждения.

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации.

.

Исходящие документы в организации

.

.

Скачать журнал регистрации исходящих документов бесплатно в Word Excel формате

.

Исходящие документы организации - виды исходящих документов, как оформляются, учет и регистрация, документооборот исходящих.

.

Формы и образцы документов

.

.

.

.

.

.

Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев.

© 2018-2019 germansecurity.ru